SmartStay OS — il sistema operativo degli affitti brevi

La piattaforma italiana per property manager: sette moduli (Check-in, AI, Automation, Plancia, Knowledge, Rendicontazione, Keys) che lavorano sopra il tuo gestionale — Octorate, Wubook, Lodgify — o su SmartStay PMS con distribuzione sui canali, se un gestionale non ce l’hai. Il lavoro ripetitivo si fa da solo; a te arrivano solo le eccezioni.

• Burocrazia italiana inclusa: schedine Alloggiati Web in Questura, flussi ISTAT/ROSS 1000, tassa di soggiorno con esenzioni comunali, CIN.
• AI con supervisione umana: Mirea AI risponde agli ospiti 24/7 in 6 lingue, non inventa mai e passa a un umano i casi delicati.
• Cinque piani: Little (da €4,99 a unità al mese, con SmartStay PMS incluso), Basic, Standard, Pro e Ultra — ogni piano contiene il precedente, e su Pro e Ultra il prezzo per unità scende a scaglioni man mano che cresci.
• Un solo add-on: l’Assistenza affiancata, il team operativo SmartStay che presidia la tua operatività dalle 9 alle 22 tutti i giorni.
• Costruito da un gestore reale: SmartStay usa questa piattaforma ogni giorno sulle proprie proprietà, con rilasci continui e changelog pubblico.

Scopri le soluzioni per dimensione: 1–4 immobili · 5–15 · 16–30 · 31–50 · oltre 50. Oppure leggi le guide, il centro assistenza e le novità.

Gli adempimenti italiani sono dentro il prodotto

Alloggiati Web (Questura)

Schedine di pubblica sicurezza generate dai dati del check-in e inviate dopo la verifica dell'identità; ricevute conservate; strutture abbinate dal portale della Polizia.

ISTAT / ROSS 1000 e portali regionali

Flussi turistici generati dai soggiorni registrati, per regione.

Tassa di soggiorno

Regole, aliquote ed esenzioni di ogni comune, storicizzate; incasso online al check-in; riepilogo per versamento e dichiarazione annuale.

CIN

Adempimento con prova allegata nella scheda di attivazione della casa; senza CIN la casa non si attiva.

Identificazione dell'ospite

Verifica manuale e all'arrivo, come richiede la normativa italiana (CdS 9101/2025); l'AI e l'OCR preparano, la persona approva; la prova resta conservata.

Fatturazione elettronica

Fatture agli ospiti verso lo SdI con la partita IVA del gestore (dal piano Standard).

GDPR e dati

Dati isolati per cliente e trattati in Europa; documenti degli ospiti conservati per il tempo necessario; i dati fiscali non escono mai via MCP o API.

Perché SmartStay OS e non un gestionale qualsiasi

La burocrazia italiana è dentro il prodotto

Schedine Alloggiati Web, flussi ISTAT/ROSS 1000, tassa di soggiorno con regole ed esenzioni per comune e CIN partono dai dati del check-in, senza plugin di terze parti. Un check-in fatto una volta alimenta tutti gli adempimenti: niente doppio inserimento, niente scadenze dimenticate.

Check-in online come vuole la legge

Documenti raccolti prima dell'arrivo con OCR e AI; la verifica dell'identità resta manuale e all'arrivo, con la prova conservata; i codici d'accesso si sbloccano solo dopo la verifica (fail-closed). Dopo la sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025 il self check-in senza identificazione non è ammesso: la piattaforma è costruita su quel vincolo, non contro.

Costruito da un gestore reale

SmartStay gestisce affitti brevi ogni giorno e usa la piattaforma sulle proprie proprietà; ogni funzione è provata sul campo prima del rilascio, con changelog pubblico. I flussi rispecchiano il lavoro vero di un property manager italiano, non un'idea astratta di come dovrebbe essere.

AI con supervisione umana

Mirea AI risponde agli ospiti 24/7 nella loro lingua sui dati reali della prenotazione, chiude le richieste semplici e inoltra a un umano rimborsi, reclami e casi sensibili; cosa può fare da sola è scritto in un'informativa pubblica. Meno messaggi da gestire di persona senza il rischio di un bot che promette cose che non può mantenere.

Un team operativo in abbonamento

L'Assistenza affiancata è l'unico add-on: il team SmartStay presidia coda, ospiti, check-in e pulizie dalle 9 alle 22 tutti i giorni; di notte risponde l'AI e le emergenze arrivano comunque. Si delega l'operatività restando il gestore, senza assumere e senza cambiare software.

Funziona sopra il gestionale che hai, o al suo posto

Collegamento via API/OAuth a Octorate, WuBook e Lodgify: prenotazioni e calendari restano lì. Chi non ha un gestionale usa il Channel Manager incluso, con Booking, Airbnb, Vrbo, Expedia e Agoda. Nessuna migrazione obbligata per partire e nessun secondo software da comprare per chi parte da zero.

I soldi non passano da SmartStay

Depositi, tassa di soggiorno, extra e prenotazioni dirette si incassano con Stripe Connect direttamente sul conto del gestore; il deposito è una pre-autorizzazione, non un addebito. Nessun intermediario sugli incassi e nessuna cauzione da rincorrere a bonifico.

La Plancia, la coda delle eccezioni

La Plancia raccoglie solo ciò che richiede una decisione (check-in da approvare, chat da seguire, problemi segnalati) ordinato per urgenza, con presa in carico e scorciatoie da tastiera. Se la coda è vuota non c'è niente che aspetta: il tempo va alle eccezioni, non al controllo.

Serrature smart con codice per prenotazione

Su Nuki i codici nascono e muoiono con il soggiorno, in produzione ogni giorno; Tedee, igloohome, TTLock, Tuya e SwitchBot sono integrate e in collaudo su hardware reale. Un codice diverso per ogni ospite, attivo solo a check-in approvato, senza gestire keybox a mano.

Prezzi pubblici, un solo software

Cinque piani (Little, Basic, Standard, Pro, Ultra) per unità al mese, mese su mese, IVA esclusa; ogni piano include il precedente e Pro e Ultra hanno scaglioni che abbassano il prezzo medio al crescere delle unità. Le altre funzioni non si comprano a parte. Si sa in anticipo cosa si paga e cosa si accende salendo di piano, senza preventivi.

Dati in Europa, isolati per cliente

I dati di ogni cliente, compresi i documenti degli ospiti, sono separati da quelli degli altri e trattati nel rispetto del GDPR; non vengono usati per la gestione SmartStay. Il gestore affida documenti d'identità e incassi a un sistema che non li mescola con nessun altro.

Aperto ai tuoi assistenti AI e ai tuoi software

Connessione MCP per far leggere i dati operativi a Claude o ChatGPT con ambiti scelti dal cliente; API pubblica REST (api.smartstayos.com) sul piano Ultra; i dati fiscali restano sempre fuori. Il gestore può usare la propria AI e i propri strumenti sui dati della piattaforma, senza esportazioni a mano.

Che cosa SmartStay OS non fa

• La verifica dell'identità resta del gestore: per legge è manuale e all'arrivo (di persona o in video in tempo reale); la piattaforma prepara il confronto e conserva la prova.
• Non gestisce alberghi con reception e reparti: è pensato per affitti brevi, case vacanza e strutture extra-alberghiere.
• Non incassa per conto del cliente: gli incassi passano da Stripe Connect sul conto del gestore, che deve avere un account Stripe.
• Le serrature diverse da Nuki sono integrate ma ancora in collaudo su hardware reale: fino ad allora conviene tenere un codice statico di riserva.
• Il commercialista resta necessario: tassa di soggiorno e fatture sono preparate dalla piattaforma, la dichiarazione e la fiscalità restano del cliente e del suo consulente.
• Interfaccia e assistenza sono in italiano; il prodotto è costruito sulla normativa italiana e non copre gli adempimenti di altri paesi.

Domande frequenti

Quali sono i piani di SmartStay OS?

Cinque, uno per ogni fase della crescita: Little per le prime case, Basic quando vuoi che l'AI risponda agli ospiti e le automazioni lavorino per te, Standard per report, vendita diretta e fatturazione elettronica, Pro per sito, dominio, CRM e portale proprietari, Ultra per operazioni sul campo, API pubblica e automazioni che costruisci a parole con l'AI. Ogni piano include tutto quello del precedente; Pro e Ultra hanno il prezzo a scaglioni, quindi il costo medio per unità scende man mano che cresci. Prezzi e limiti aggiornati sono nella sezione Piani.

Con quali gestionali (PMS) vi integrate?

Ci colleghiamo via API ai principali gestionali del mercato; per gli altri valutiamo insieme i tempi di attivazione. SmartStay OS potenzia il tuo gestionale: prenotazioni e calendari restano lì, noi ci mettiamo sopra l'operatività.

Non ho un gestionale (PMS): posso comunque usare SmartStay OS?

Sì, con il Channel Manager: carichi le tue camere direttamente su SmartStay OS e gestiamo noi calendari e disponibilità. È incluso in ogni piano, al prezzo indicato sul piano. Se in futuro adotti un gestionale supportato ci colleghiamo via API.

Come funziona il prezzo?

Il prezzo è per unità gestita, al mese, IVA esclusa, mese su mese con preavviso di 1 mese. Ogni piano porta con sé un numero di utenti inclusi (uno solo su Little, illimitati su Ultra) e un pacchetto di crediti mensili per unità. Pro e Ultra partono da un minimo di 5 unità e hanno fasce marginali: ogni casa in più abbassa il prezzo medio per unità.

A cosa servono i crediti inclusi ogni mese?

I crediti pagano le risposte dell'AI ai tuoi ospiti e le altre elaborazioni intelligenti. Ogni piano ne include un pacchetto al mese per ogni unità gestita, che cresce salendo di piano; se un mese ne servono di più li ricarichi quando vuoi dal pannello Abbonamento.

Posso parlare con gli ospiti su WhatsApp?

Sì: colleghi il tuo numero WhatsApp Business alla piattaforma e i messaggi entrano nella stessa conversazione degli altri canali. I template di WhatsApp li paghi direttamente a Meta, secondo le sue tariffe: noi non ci mettiamo un ricarico in mezzo.

C'è qualche add-on oltre al piano?

Uno solo: l'Assistenza affiancata, attivabile dal piano Basic in su. Il nostro team risponde ai tuoi ospiti dalle 9 alle 22 tutti i giorni, approva i check-in, coordina le pulizie e gestisce depositi e danni; di notte risponde l'AI e le emergenze arrivano a te. Il prezzo per unità è pubblicato nella pagina Assistenza affiancata. Tutte le altre funzioni sono dentro i piani: non si comprano a parte.

In quanto tempo sono operativo?

In pochi giorni se sei già su un gestionale supportato: colleghi le API, importi le proprietà e parti. Con il Channel Manager carichi le camere direttamente da noi. Per gli altri gestionali valutiamo i tempi insieme.

I pagamenti degli ospiti passano da voi?

No. Gli incassi arrivano direttamente al gestore tramite Stripe Connect: depositi, tassa di soggiorno e servizi non transitano dai nostri conti.

I miei dati sono al sicuro?

Sì. I dati tuoi e dei tuoi ospiti sono isolati da quelli di ogni altro cliente e non vengono usati per la nostra gestione.

Come scelgo il piano?

Rispondi alle tre domande di «Quale piano fa per me?» nella sezione piani: quante unità gestisci, se hai già un gestionale, cosa ti serve di più. Il consiglio usa i limiti veri del listino (Little fino a 3 unità, Pro e Ultra da 5) e puoi comunque scegliere un altro piano e cambiarlo da Impostazioni → Abbonamento.