Centro assistenza di SmartStay OS

La guida ufficiale del prodotto, una voce per ogni schermata di SmartStay OS: a che cosa serve, che cosa ci fai, dove si collega. È consultabile anche prima di registrarsi. Aggiornata al 2026-10-03.

Le schermate, una per una

Plancia
La schermata principale: la coda delle eccezioni che richiedono attenzione. «Apri» porta sulla cosa a cui l'eccezione si riferisce, con il motivo già in evidenza.
Prenotazioni
Tutte le prenotazioni, da tutti i provider collegati, in tre segmenti della stessa vista (Calendario, Elenco, Check-in), con il dettaglio operativo e la coda di approvazione delle identità.
Comunicazione
Due schede. Inbox: le conversazioni con gli ospiti (messaggi OTA, WhatsApp e SmartStayAI) e i ticket nello stesso elenco. Recensioni: le recensioni dai canali collegati e le contestazioni nella stessa pagina.
Lavoro
Chi deve fare cosa: il turnover del giorno, i to-do di squadra, i segnali di guasto e i fornitori con le scorte.
Adempimenti
Gli obblighi di legge raccolti per scadenza e non per tipo: schedine alloggiati alla Questura, tassa di soggiorno, flussi turistici regionali.
Vendita diretta
Tutto ciò che serve a vendere senza passare dalle OTA: il sito e le landing, i servizi extra, gli ospiti passati da riattivare.
Attivazione
Tre schede: Pipeline (trattative con i proprietari), Pratiche (dalla firma alla pubblicazione), Modelli (checklist di messa in servizio). Il contratto si compone dentro la trattativa: Pipeline → apri il proprietario → Contratto. Serve il permesso Gestione onboarding proprietà, che concede un amministratore da Team.
Pulizie
Pianificazione e assegnazione delle pulizie, statistiche, segnalazioni dal campo e la scheda Rotte per ordinare gli stop giornalieri degli addetti.
Proprietà
L'hub degli immobili: elenco con stato di attivazione e salute della scheda, wizard di creazione, import dal gestionale, e il dettaglio in sei schede: panoramica, accessi e arrivo, ospite, fascicolo, extra, foto.
Contenuti per l'ospite
I blocchi del portale ospite (passi d'arrivo, regole della casa, contatti, info) in sei lingue, i codici mostrati all'ospite e l'Assistente contenuti che propone i testi. Si aprono dalla scheda di ogni proprietà, tab Ospite.
Template accessi
Modelli riusabili di accesso e arrivo da applicare alle proprietà: definisci una volta la struttura, la riusi ovunque. I valori dei codici restano sempre per-proprietà.
Proprietari e rendiconti
I soldi dei tuoi proprietari in una pagina: i rendiconti mensili per casa, i bonifici e il loro portale. Rendiconti e bonifici li gestisce l'amministratore della tua organizzazione; il portale dei proprietari è incluso nel piano Pro. È la stessa pagina che SmartStay usa sulle proprie case, e vede solo le tue.
Operazioni sul campo
Scorte e consumabili per proprietà con soglia di riordino collegata ai turnover, e coordinamento della squadra pulizie/manutenzione multi-fornitore con task, conferma foto e timestamp. È incluso nel piano Ultra.
Sito & Landing
La tua presenza pubblica in un'unica finestra: il Sito vetrina (incluso dal piano Pro, sul tuo dominio, con le tue strutture) e le Landing pubbliche (singole pagine su /l/il-tuo-nome, dal piano Standard). Le trovi nelle due schede della stessa pagina.
CRM Ospiti
La rubrica di tutti gli ospiti avuti e dei lead, con il retargeting via email: segmenti il pubblico e invii campagne per farli tornare a prenotare, meglio se in diretta. È incluso nel piano Pro: se non lo vedi in menu, il tuo piano non ci arriva ancora.
Contesta recensioni
Dal settembre 2026 è la scheda «Contestazioni» di Comunicazione: il vecchio indirizzo apre quella scheda. Analizza una recensione OTA negativa, verifica se è contestabile secondo le regole della piattaforma e prepara la contestazione da inviare. È incluso dal piano Standard con una quota di contestazioni al mese; oltre la quota ogni analisi si paga a crediti. Lo trovi in Report → Recensioni, accanto ai voti: si contesta una recensione precisa, partendo da quella che stai leggendo.
Marketplace
Il negozio di servizi extra che l'ospite vede nel portale: transfer, esperienze, noleggi, chef a domicilio e altro, anche forniti da fornitori terzi. Ogni servizio venduto diventa un ricavo aggiuntivo.
Report
I numeri della tua attività in 5 schede: Finanziario, Previsionale, Panoramica di oggi, Operatività e SmartStay AI, l'assistente con cui parli dei tuoi dati.
Valore del servizio
Il registro di tutto il lavoro che SmartStay ha svolto per te: conversazioni AI gestite, check-in approvati, pulizie coordinate, problemi risolti senza coinvolgerti. Lo trovi in Report → Valore del servizio.
Manutenzione predittiva
I guasti ricorrenti di una casa che emergono da soli: quando lo stesso impianto o elettrodomestico viene segnalato più volte, il pattern si accende qui prima di diventare una recensione negativa.
Tassa di soggiorno
Il quadro completo dell'imposta di soggiorno: quanto è dovuto al comune, quanto versa già il canale (es. Airbnb), quanto resta da incassare, e le dichiarazioni periodiche da presentare.
Fatture ospiti
Le fatture elettroniche verso i tuoi ospiti, emesse con la TUA partita IVA: profilo cedente, sezionale, bozze per soggiorno, numerazione e trasmissione allo SdI.
Channel Manager
Canali e inventario dentro SmartStay OS, compreso nei piani Little, Pro e Ultra e opzione a poco più al mese su Basic e Standard: calendario e disponibilità/tariffe (ARI), piani tariffari, canali collegati, contenuti e salute della sincronizzazione. Fino ad agosto 2026 si chiamava «SmartStay PMS»: stesso modulo. Il gestionale è SmartStay OS, questa è la parte che parla con i portali.
Team
Le persone che lavorano con te: chi sono, cosa possono fare, a quali sistemi hanno accesso e quando lavorano.
Task
Una lista sola per il lavoro della squadra e per il tuo, con accanto, in sola lettura, gli ordini di lavoro che la piattaforma genera da sé.
Impostazioni
Sette voci con lo stato in una riga: Azienda e fatturazione, Abbonamento e add-on, Connessioni, Team e ruoli, Comunicazioni, Regole operative, Dati e API. Ogni voce mostra il dato corrente e un solo bottone per modificarlo.
Campo
La vista mobile per gli addetti alle pulizie: ognuno vede solo le proprie pulizie del giorno, le avvia e le completa, e può segnalare problemi o danni.
Primo avvio
Il percorso guidato di primo avvio: 21 tappe in 5 capitoli, dal giro del prodotto fino alla prima casa attiva che riceve ospiti veri.
SmartStay Campo (da telefono)
La versione da telefono per lavorare in mobilità: cosa va sbloccato adesso, prenotazioni, check-in, conversazioni e calendario. Stessi dati di /os, schermate pensate per il pollice.

Come si lavora

Gestisci tu (compreso in ogni piano)
Il modo normale di lavorare: la Plancia è la tua coda, rispondi tu agli ospiti (con il copilota AI) e approvi tu i check-in. L'AI lavora in prima linea e scala a te solo i casi che non sa gestire. Vale su tutti e cinque i piani, dal Little all'Ultra.
Assistenza affiancata (l'add-on)
L'unico add-on del listino, 40 € per unità al mese dal piano Basic in su: il nostro team presidia la tua operatività dalle 9 alle 22 tutti i giorni (coda, ospiti, check-in, pulizie); di notte risponde l'AI e le emergenze ci arrivano comunque. A te restano solo le decisioni che spettano al proprietario del business (le escalation in Plancia). Sblocca anche la pagina "Valore del servizio", il registro di tutto ciò che facciamo per te. Si attiva parlando con noi, da Impostazioni → Abbonamento.

Chi può fare che cosa

Amministratore
Accesso completo a tutta l'area: operatività, proprietà, report, impostazioni. È l'unico ruolo che gestisce il team (inviti, ruoli) e l'abbonamento.
Operatore
Lavora ospiti e operatività quotidiana: prenotazioni, check-in, comunicazione, pulizie. Non accede a impostazioni, team e abbonamento.
Addetto pulizie
Vede solo la vista Campo: le proprie pulizie del giorno, con avvio, completamento e segnalazione problemi; non accede al resto dell'area.

Domande frequenti

Come trovo una risposta nella guida?

Scrivi una parola nella ricerca in cima (es. «schedina», «tariffe», «WhatsApp»): ogni risultato è una riga Modulo › Sezione, e con Invio si apre proprio quella sezione. Senza ricerca, la guida è divisa per aree, le stesse del menu: Oggi, Le case, Ricavi, Configurazione, più Collegamenti, Ruoli e Domande frequenti. Nell'app il tasto / porta il cursore sulla ricerca. Se non trovi la risposta, scrivici dal riquadro in fondo: la tua domanda arriva già scritta nel ticket.

Perché una pagina mi dice che «arriva col piano Basic»?

Il menu è lo stesso per tutti i clienti (così l'assistenza può dirti «la terza voce» e tu la trovi), ma i moduli compresi dipendono dal piano. Se apri una pagina che il tuo piano non comprende, la pagina ti dice cosa fa quel modulo, con quale piano arriva e cos'altro si accende con quel passaggio; dove ha senso, ti propone anche dove andare adesso. Il cambio di piano si chiede da Impostazioni → Generali → Abbonamento: i dati restano dove sono, non ci sono migrazioni.

Cos'è la checklist «Scopri SmartStay» in basso a destra?

È il percorso breve fra «ho un account» e «l'ho visto funzionare sulla mia casa»: collegare il gestionale, portare la prima casa ad attiva, vedere le prenotazioni entrare, approvare il primo check-in, far partire la prima schedina, incassare online. Ogni voce si spunta da un fatto letto nei tuoi dati, mai perché hai aperto una pagina, e quando è fatta dice il numero: «34 prenotazioni entrate da sole». Mostra solo i passaggi compresi nel tuo piano. Si apre e si richiude col pulsante, e quando hai finito tutto sparisce da sola. Se un passaggio resta con il punto interrogativo, non stiamo riuscendo a leggerne il dato in quel momento: di solito passa da sé, e se resta così scrivici da qui.

L'attivazione iniziale è uguale per tutti?

No: le tappe dipendono dal piano. Chi ha il Little non attraversa quelle che configurano funzioni di piani superiori (tono dell'AI, serrature smart, automazioni, base di conoscenza, team) e in cambio trova una tappa in più, «Cos'è un gestionale», pensata per chi un gestionale non l'ha mai usato: cosa fa, che problema risolve, e cosa non è. Dal Basic in su il percorso è quello completo. Se cambi piano a percorso iniziato riprendi dalla prima tappa ancora da fare del nuovo percorso.

Come approvo un check-in?

Vai in Prenotazioni → scheda Check-in: trovi la coda dei check-in in attesa. Apri il caso, verifica documenti e selfie inviati dall'ospite e approva (o rifiuta chiedendo un nuovo invio). I casi in attesa compaiono anche in Plancia.

Cosa succede quando approvo un check-in?

Tre cose, in automatico: la registrazione degli ospiti in Questura (Alloggiati Web), lo sblocco dei codici di accesso nel portale ospite e il calcolo della tassa di soggiorno.

L'ospite come riceve i codici di accesso?

Tramite il suo portale personale (il link che riceve via email/messaggio). I codici restano bloccati finché il check-in non è approvato: dopo l'approvazione compaiono nel portale, insieme alle istruzioni di arrivo.

Come collego il mio gestionale?

Impostazioni → Connessioni → scegli il tuo gestionale (es. Octorate) e segui il collegamento OAuth o inserisci la chiave API. Da quel momento le prenotazioni arrivano e restano sincronizzate in automatico. Se il tuo gestionale non è in elenco, apri un ticket.

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