Alloggiati Web, la comunicazione ISTAT dei flussi turistici e il CIN sono tre obblighi distinti, con autorità, scadenze e finalità diverse: non si assolvono con un unico invio e nessuno dei tre sostituisce gli altri. La cosa che li tiene insieme è a monte: i dati partono tutti dallo stesso momento, il check-in dell'ospite. Chi raccoglie quei dati una volta sola, in modo strutturato, alimenta più adempimenti senza reinserirli a mano. Aggiornata a luglio 2026.
Questa pagina serve a chi gestisce più strutture e si è fatto la domanda giusta: "il gestionale mi invia anche schedine e ISTAT, o devo farle a parte?". La risposta corretta non è "sì" né "no": è capire che sono flussi diversi che condividono un unico punto di partenza. È esattamente il lavoro di un livello operativo — un software che sta sopra il tuo gestionale e trasforma un check-in in tutti gli adempimenti che ne discendono.
Alloggiati Web, ISTAT e CIN sono lo stesso adempimento?
No. Sono tre obblighi separati, verso tre autorità diverse, con tempi e sanzioni propri. Confonderli è l'errore che porta a scoprire un buco solo al primo controllo. Ecco la mappa.
| Adempimento | A chi va | Cosa comunica | Quando | Riferimento |
|---|---|---|---|---|
| Alloggiati Web | Questura (Polizia di Stato) | Dati identificativi di tutti gli ospiti | Entro 24h dall'arrivo (6h se il soggiorno dura meno di 24h) | Art. 109 TULPS (R.D. 773/1931); esteso alle locazioni brevi dall'art. 19-bis D.L. 113/2018 |
| Flussi ISTAT (in Lombardia: Ross1000) | Regione / ISTAT | Arrivi e presenze (dato statistico, non nominativo) | Mensile, entro il 5 del mese successivo (anche "movimento zero") | l.r. Lombardia 27/2015, art. 38 |
| CIN | Ministero del Turismo (BDSR) | Identità della struttura, non dell'ospite | Una tantum: richiesta prima di operare, poi esposto e indicato negli annunci | Art. 13-ter D.L. 145/2023 (conv. L. 191/2023) |
Tre finalità diverse spiegano perché non si accorpano: Alloggiati Web serve alla pubblica sicurezza (chi dorme dove, in tempo quasi reale); la comunicazione ISTAT serve alla statistica turistica (quanti arrivi, quante presenze); il CIN serve a identificare l'immobile e a renderlo tracciabile su annunci e piattaforme. Il primo e il secondo sono per-soggiorno; il terzo è per-struttura e si fa una volta.
Il gestionale invia anche schedine e ISTAT o devo farle a parte?
Sono due invii distinti, verso due sistemi diversi (il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato e Ross1000 della Regione), con scadenze diverse: le schedine entro 24 ore dall'arrivo, i flussi ISTAT entro il 5 del mese successivo. Un software non li fonde in un'unica trasmissione — perché non esiste un unico canale che li riceva entrambi.
Quello che un buon livello operativo fa è un'altra cosa, e più utile: raccoglie i dati dell'ospite una volta, al check-in online, e da lì li instrada verso ciascun adempimento nel formato e nella scadenza che gli competono. La schedina Alloggiati parte dopo l'arrivo e l'identificazione; lo stesso dato di arrivo/presenza confluisce nel movimento mensile Ross1000. Tu non reinserisci nulla due volte, ma restano — giuridicamente e tecnicamente — due comunicazioni separate. La domanda da fare a qualunque fornitore, quindi, non è "li mandi tu?" ma "cosa succede quando un invio fallisce, e chi lo vede?".
Attenzione a una scorciatoia diffusa: Alloggiati Web e ISTAT/Ross1000 non si coprono a vicenda. Aver mandato le schedine alla Questura non assolve il movimento mensile alla Regione, e viceversa. Sono due obblighi autonomi, ciascuno con la propria sanzione.
Il CIN sostituisce il CIR?
No. Il CIN (Codice Identificativo Nazionale) e il CIR (Codice Identificativo Regionale lombardo) convivono: il primo non assorbe il secondo. In Lombardia, negli annunci vanno indicati entrambi (l'obbligo di esporre il CIR negli annunci esiste dal 1° novembre 2018, l.r. 27/2015 e successive modifiche).
L'ordine operativo, in Lombardia, è preciso: prima ottieni il CIR tramite la registrazione regionale (via Ross1000), poi richiedi il CIN sulla Banca Dati Strutture Ricettive (BDSR) del Ministero del Turismo, che per la Lombardia interopera con la banca dati regionale. Il CIN si richiede sul portale BDSR dal titolare o dal property manager con delega. Sul piano sanzionatorio: operare senza CIN costa da 800 a 8.000 € per unità; la mancata esposizione del CIN all'esterno dello stabile o la mancata indicazione negli annunci costa da 500 a 5.000 € per unità, con rimozione dell'annuncio irregolare (art. 13-ter, commi 8-9, D.L. 145/2023). Novità 2026: dal Modello 730/2026 e Redditi PF 2026 il CIN va indicato anche in dichiarazione dei redditi.
Nota di categoria: il CIN è un dato della struttura, non un flusso che parte dall'ospite. Non entra nel check-in del singolo soggiorno; è un prerequisito che deve esistere prima, essere esposto e viaggiare sugli annunci. Per questo, nel "flusso unico" di cui parla il titolo, il CIN è la cornice — l'identità dell'immobile — mentre Alloggiati e ISTAT sono i flussi che si ripetono a ogni arrivo.
Cosa cambia dal 20 maggio 2026 con il Regolamento UE 2024/1028?
Dal 20 maggio 2026 è pienamente applicabile il Regolamento (UE) 2024/1028 sulla raccolta e condivisione dei dati delle locazioni brevi. In pratica: le piattaforme (Airbnb, Booking e le altre) devono verificare che ogni annuncio riporti un numero di registrazione valido — in Italia il CIN — e trasmettere alle autorità dati mensili di attività delle unità pubblicate. Gli annunci privi di CIN valido non sono pubblicabili.
Il punto da fissare per non prendere lucciole per lanterne: è un obbligo che grava sulle piattaforme, non su di te, ed è un flusso dati aggiuntivo, non sostitutivo. Non elimina la tua schedina alla Questura, non elimina il tuo movimento ISTAT/Ross1000, non ti esonera da nulla. Anzi, alza l'asticella su una cosa che già dovevi avere in ordine: il CIN valido ed esposto su ogni annuncio, per ogni unità. Se pubblichi senza, dal 20 maggio 2026 rischi che sia la piattaforma stessa a bloccarti l'annuncio, prima ancora del Comune.
Va sgombrato anche l'equivoco più comune: la registrazione dell'ospite su Airbnb non sostituisce l'invio delle schedine in Questura, né prima né dopo il Regolamento UE. La verifica che la piattaforma fa sul profilo o sul documento è una sua procedura interna; l'obbligo ex art. 109 TULPS resta in capo a chi dà alloggio, per ogni ospite, nei termini di legge.
Un solo punto di partenza: come si costruisce il flusso
L'idea che tiene insieme tre adempimenti diversi è semplice: raccogli il dato una volta, all'origine, e riusalo. L'origine è il check-in online, dove l'ospite (e ogni componente del gruppo, non solo il prenotante) carica i propri dati prima di arrivare. Da quel singolo momento discendono, ciascuno con la propria regola:
- La schedina Alloggiati Web — pronta al check-in, trasmessa alla Questura dopo l'arrivo e l'identificazione dell'ospite. La raccolta online prepara la pratica; non la invia in anticipo (sull'identificazione dopo la sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025, vedi OS-01).
- Il movimento ISTAT/Ross1000 — lo stesso arrivo/presenza confluisce nel dato statistico mensile, da caricare entro il 5 del mese successivo, anche a "movimento zero" nei mesi senza ospiti.
- La rendicontazione a valle — imposta di soggiorno, esposizione del CIN sugli annunci, dati per la dichiarazione: tutto attinge alla stessa base, non a fogli paralleli riscritti a mano.
C'è un vincolo che il 2026 ha reso non negoziabile e che va inserito nel flusso fin dall'inizio: la conservazione dei documenti. Il Garante privacy (nota di chiarimento del 29 aprile 2026) ha chiarito che le copie dei documenti d'identità non possono essere conservate dopo l'invio ad Alloggiati Web — vanno cancellate, perché la conservazione quinquennale è già assicurata sui sistemi del Ministero dell'Interno. Ciò che si conserva per 5 anni è la ricevuta di trasmissione del portale, prova dell'adempimento. E non serve alcun consenso dell'ospite: identificazione e invio schedine sono un obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR), il consenso riguarda solo finalità ulteriori come il marketing. Un flusso costruito bene, quindi, cancella le scansioni dopo l'invio e archivia le ricevute per struttura.
Come lo gestisce SmartStay OS
SmartStay OS non nasce in una software house: nasce dentro una società di gestione che le schedine e i flussi li manda ogni giorno, sulle proprie strutture, prima che sui portafogli dei clienti. Nato da un gestore reale. Pensato per scalare senza moltiplicare le persone. Sul flusso dati verso la PA lavora così:
- il check-in online raccoglie i dati di tutti gli ospiti del gruppo, non solo del prenotante, prima dell'arrivo;
- la pratica passa da una coda di revisione con verifica sempre umana: l'AI aiuta a leggere i documenti e a preparare la schedina, ma non approva mai da sola un'identità;
- le schedine Alloggiati Web partono dopo l'approvazione del check-in — mai prima dell'arrivo e dell'identificazione — e le ricevute vengono archiviate per struttura;
- gli stessi dati alimentano la comunicazione dei flussi turistici ISTAT/Ross1000, che è un invio distinto con la sua scadenza mensile;
- se un invio non va a buon fine, non sparisce in un log: emerge come eccezione nella coda operativa (la Plancia), dove qualcuno lo vede e lo risolve.
Due confini da conoscere. Primo: SmartStay OS non è un PMS e non lo sostituisce — calendari, tariffe e prenotazioni restano sul tuo gestionale, a cui si collega via API (oggi Octorate; altri su richiesta). Secondo: le credenziali di ogni struttura restano tue, rilasciate dalle Questure e dagli enti competenti; il sistema le usa per trasmettere, non si sostituisce alla tua titolarità dell'adempimento. Il CIN, in particolare, resta una registrazione della tua struttura sulla BDSR: il software non lo "crea", lavora perché il dato collegato (esposizione negli annunci, indicazione a valle) sia coerente. In modalità Autonoma la coda la lavora il tuo team; in Affiancata la parte documentale — controllo dei documenti, preparazione delle pratiche, gestione delle eccezioni — la lavora il team operativo SmartStay, esclusivamente da remoto.
Domande frequenti
Il gestionale invia anche le schedine Alloggiati e la comunicazione ISTAT, o devo farle a parte?
Sono due invii distinti, verso sistemi diversi (portale Alloggiati Web della Polizia di Stato e Ross1000 della Regione) e con scadenze diverse: schedine entro 24 ore dall'arrivo, flussi ISTAT entro il 5 del mese successivo. Un software non li fonde in un'unica trasmissione, ma può raccogliere i dati dell'ospite una volta sola al check-in e instradarli verso ciascun adempimento, così non li reinserisci a mano. Restano comunque due comunicazioni autonome, ciascuna con la propria sanzione.
Alloggiati Web e ISTAT sono la stessa cosa?
No. Alloggiati Web comunica alla Questura i dati identificativi di tutti gli ospiti per finalità di pubblica sicurezza, entro 24 ore dall'arrivo (art. 109 TULPS). La comunicazione ISTAT — in Lombardia via Ross1000 — trasmette alla Regione arrivi e presenze per finalità statistica, con cadenza mensile entro il 5 del mese successivo (l.r. 27/2015, art. 38). Sono due obblighi distinti e uno non assolve l'altro.
Il CIN sostituisce il CIR lombardo?
No, i due codici convivono e negli annunci in Lombardia vanno indicati entrambi. L'ordine è: prima ottieni il CIR tramite la registrazione regionale (Ross1000), poi richiedi il CIN sulla BDSR del Ministero del Turismo, che per la Lombardia interopera con la banca dati regionale. Operare senza CIN costa da 800 a 8.000 € per unità; la mancata esposizione o indicazione negli annunci da 500 a 5.000 €.
Cosa cambia dal 20 maggio 2026 con il Regolamento UE 2024/1028?
Dal 20 maggio 2026 le piattaforme (Airbnb, Booking e le altre) devono verificare che ogni annuncio riporti un numero di registrazione valido — in Italia il CIN — e trasmettere alle autorità dati mensili di attività. Gli annunci senza CIN valido non sono pubblicabili. È un obbligo che grava sulle piattaforme, non sul gestore, e si aggiunge ai tuoi adempimenti: non sostituisce né le schedine alla Questura né i flussi ISTAT.
La registrazione dell'ospite su Airbnb sostituisce l'invio delle schedine in Questura?
No. La verifica del profilo o del documento fatta da Airbnb è una procedura interna della piattaforma: non è la comunicazione prevista dall'art. 109 TULPS e non la sostituisce. L'obbligo verso la Questura resta in capo a chi dà alloggio, per ogni ospite, nei termini di legge. Nemmeno il Regolamento UE 2024/1028 cambia questo: impone alle piattaforme un flusso dati diverso, che si aggiunge al tuo.
Devo fare la comunicazione ISTAT anche nei mesi in cui non ho avuto ospiti?
In Lombardia sì: tramite Ross1000 si comunica il "movimento" mensile entro il 5 del mese successivo, e nei mesi senza ospiti si trasmette comunque un "movimento zero". È un adempimento che si ripete ogni mese, distinto dalle schedine Alloggiati. Un flusso operativo maturo non aspetta la scadenza: prepara il dato man mano che gli arrivi entrano, e segnala come eccezione i mesi non ancora trasmessi.
Devo conservare le copie dei documenti degli ospiti dopo aver inviato le schedine?
No, al contrario. Il Garante privacy (nota del 29 aprile 2026) ha chiarito che le copie dei documenti non possono essere conservate dopo l'invio ad Alloggiati Web e vanno cancellate — la conservazione quinquennale è già assicurata sui sistemi del Ministero dell'Interno. Ciò che va conservato per 5 anni è la ricevuta di trasmissione del portale, che è la prova dell'adempimento, archiviata per struttura.
Un solo software può gestire davvero tutti e tre gli adempimenti?
Nessun software li fonde in un unico invio, perché sono flussi verso autorità diverse. Ciò che un livello operativo fa è raccogliere i dati una volta al check-in e da lì alimentare ciascun adempimento nel formato e nella scadenza giusti: schedina alla Questura dopo l'identificazione, movimento mensile ISTAT/Ross1000, coerenza del CIN sugli annunci. Il valore non è "un click magico": è non reinserire mai lo stesso dato e vedere subito, come eccezione, ogni invio che non è andato a buon fine.